Dateien, E-Mail, Kalender und Zusammenarbeit lassen sich auch ohne US-Anbieter organisieren: auf eigener Hardware oder bei deutschen Rechenzentren. Wir zeigen, welche Alternative zu Ihrem Betrieb passt, und sagen auch, wo Microsoft die bessere Wahl bleibt.
Laut Bitkom-Cloud-Report 2026 halten 85 % der Unternehmen Deutschland für zu abhängig von US-Cloud-Anbietern. 91 % würden lieber einen deutschen Anbieter nutzen, aber nur 53 % tun es.
Für kleine und mittlere Unternehmen zeigt sich die Abhängigkeit an drei Stellen: an Preiserhöhungen, die man hinnehmen muss (Microsoft hat die Preise für Microsoft 365 zum 1. Juli 2026 erneut angehoben), an Support-Enden, die einen Wechsel erzwingen, und an der rechtlichen Frage, wer auf die Daten zugreifen darf. US-Anbieter unterliegen dem CLOUD Act, auch wenn die Server in Europa stehen. Mehr zum Hintergrund auf unserer Seite zur digitalen Souveränität.
Wir halten nichts davon, Microsoft pauschal zu verteufeln. Aber für viele Betriebe mit 5 bis 50 Arbeitsplätzen gibt es heute ausgereifte Alternativen, die im Alltag genauso funktionieren und die Daten im eigenen Zugriff halten.
Jeder Baustein lässt sich einzeln umstellen. Sie müssen nicht alles auf einmal ändern.
Dateien, E-Mail, Kalender und Chat auf eigener Infrastruktur, Schritt für Schritt statt im Big Bang.
Zur Microsoft-365-AlternativeEigener Mailserver mit mailcow: Webmail, Kalender, Kontakte und Smartphone-Abgleich, betrieben in Deutschland.
Zur Exchange-AlternativeDateiablage und Synchronisation mit Synology Drive oder Nextcloud, inklusive Freigaben für Kunden.
Zur OneDrive-AlternativeChat und Videokonferenzen mit Nextcloud Talk, Jitsi oder Synology Chat, Gäste nehmen per Link teil.
Zur Teams-AlternativeVirtuelle Server auf Proxmox VE statt im teuren Broadcom-Abo, mit geplanter Migration.
Zur VMware-AlternativeWenn der Support für Windows Server 2016 endet: Upgrade, Umstieg auf ein Synology-NAS oder Übergang.
Zum Support-EndeWir klären, welche Dienste Sie heute nutzen und was Sie daran stört: Kosten, Abhängigkeit, Datenschutz oder ein konkretes Support-Ende.
Welche Postfächer, Datenmengen, Programme und Geräte gibt es? Ergebnis ist ein schriftliches Konzept mit Kostenrahmen. 280 bis 560 € netto zzgl. MwSt.
Meist zuerst die Dateien, dann die E-Mail, dann die Kommunikation. Jede Etappe wird getestet, bevor die nächste beginnt.
Ihr Team bekommt eine Einweisung. Updates, Backup-Kontrolle und Überwachung übernehmen wir auf Wunsch für 1 bis 3 Stunden im Monat.
Bevor Sie in Hardware oder Abos investieren, beantworten Sie diese 10 Fragen — herstellerunabhängig und ohne Anbieter-Marketing.
Checkliste herunterladenSynology eignet sich für Betriebe, die Hardware im eigenen Büro wollen. Nextcloud ist flexibler und läuft auch bei einem deutschen Hoster. Welcher Weg passt, klären wir im Erstgespräch.
| Microsoft 365 | SynologyEmpfohlen | Nextcloud | |
|---|---|---|---|
| Dateien & Synchronisation | OneDrive, SharePoint | Synology Drive | Nextcloud Files |
| Exchange Online | mailcow | mailcow | |
| Kalender & Kontakte | Outlook / Exchange | mailcow (SOGo) | Nextcloud oder mailcow |
| Chat & Video | Teams | Synology Chat (Video über Jitsi) | Nextcloud Talk |
| Dokumente im Browser bearbeiten | Office Online | Synology Office | Nextcloud Office |
| Standort der Daten | Microsoft-Rechenzentren | Ihr Büro | Ihr Büro oder deutscher Hoster |
| Ohne Lizenzkosten pro Nutzer | Nein | Ja | Ja (Community-Version) |
Nein. Die meisten Betriebe beginnen mit der Dateiablage, weil dort die meisten Daten liegen und der Umstieg für das Team am einfachsten ist. E-Mail und Kommunikation folgen in eigenen Etappen.
Ja. Ein Umstieg bei Dateien und E-Mail bedeutet nicht, dass Sie auf Word oder Excel verzichten müssen. Office lässt sich auch ohne Microsoft-365-Abo als Kauflizenz nutzen. Wer ganz unabhängig sein will, arbeitet mit LibreOffice oder OnlyOffice.
Microsoft ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, die Nutzung ist damit derzeit formal zulässig. US-Anbieter unterliegen aber weiter dem CLOUD Act. Für Betriebe mit sensiblen Kunden- oder Mandantendaten bleibt ein Restrisiko, das Sie bewusst abwägen sollten. Mehr dazu auf unserer Seite zur DSGVO-konformen Cloud.
Wir rechnen nach Aufwand zu 70 € pro Stunde bzw. 560 € pro Tag, netto zzgl. MwSt. Ein Büro mit 10 Arbeitsplätzen, das Dateien, E-Mail und Backup auf eigene Infrastruktur umstellt, liegt typischerweise bei 2.600 bis 5.200 € netto zzgl. MwSt., zuzüglich Hardware.
Wenn Ihre Branchensoftware fest an Outlook oder Teams gebunden ist, wenn Sie stark mit Konzernkunden in Microsoft-Umgebungen zusammenarbeiten oder wenn niemand im Betrieb Verantwortung für die eigene IT übernehmen will und auch keine Betreuung gewünscht ist. Das sagen wir Ihnen im Erstgespräch offen.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, was sich bei Ihnen ersetzen lässt und was es kostet.
