Die Microsoft-365-Alternative für kleine und mittlere Unternehmen

Die eine beste Alternative gibt es nicht, weil Microsoft 365 aus mehreren Diensten besteht. Für Dateien eignen sich Synology Drive oder Nextcloud, für E-Mail, Kalender und Kontakte ein eigener Mailserver mit mailcow, für Chat und Video Nextcloud Talk, für reinen Chat auch Synology Chat. Welche Kombination passt, hängt von Ihrer Teamgröße und Ihren Programmen ab.

Ja. Word und Excel gibt es auch als Kauflizenz ohne Abo, ebenso LibreOffice und OnlyOffice als kostenfreie Alternativen. Outlook funktioniert mit mailcow für E-Mail über IMAP. Kalender und Kontakte synchronisieren mit Outlook nicht ganz so nahtlos wie mit Exchange, deshalb legen wir den passenden Weg im Projekt fest.

Für ein Büro mit 10 Arbeitsplätzen, das Dateien, E-Mail und Backup umstellt, liegt der Aufwand typischerweise bei 2.600 bis 5.200 € netto zzgl. MwSt., zuzüglich Hardware. Wir rechnen zu 70 € pro Stunde bzw. 560 € pro Tag ab. Laufende Betreuung kostet 70 bis 210 € netto im Monat. Dem stehen die eingesparten Lizenzkosten pro Nutzer gegenüber.

Für einen Betrieb mit bis zu 25 Arbeitsplätzen rechnen wir mit wenigen Wochen von der Bestandsaufnahme bis zur Kündigung der Microsoft-Lizenzen. Die reine Umstellung je Etappe dauert meist ein bis zwei Tage und lässt sich auf einen Abend oder ein Wochenende legen.

Nein, wenn die Migration sauber geplant ist. Postfächer werden vollständig übertragen, Dateien inklusive Ordnerstruktur. Microsoft 365 läuft parallel weiter, bis alles geprüft ist. Erst dann wird gekündigt.

Formal ist die Nutzung derzeit zulässig, weil Microsoft unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist. Der CLOUD Act erlaubt US-Behörden aber weiterhin den Zugriff auf Daten von US-Anbietern. Ob dieses Restrisiko für Ihren Betrieb tragbar ist, hängt von der Art Ihrer Daten ab.

Nein. Wir richten alles ein und übernehmen auf Wunsch Updates, Backup-Kontrolle und Überwachung. Im Alltag bedient Ihr Team die Systeme wie gewohnt.