Schreibgeschützte Ablage
Synology WriteOnce legt Dateien nach dem Prinzip „einmal schreiben, nie ändern" ab (WORM). Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lassen sie sich weder ändern noch löschen.
E-Rechnung
E-Rechnungen archivieren: revisionssicher auf dem eigenen NAS
Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 auch versenden. Aufbewahrt werden müssen sie acht Jahre, unverändert und maschinell auswertbar. Wir richten Ihnen ein Archiv auf eigener Hardware ein, das diese Anforderungen technisch erfüllt.
Was sich ändert
Was die E-Rechnungspflicht für Ihre Ablage bedeutet
Eine E-Rechnung ist kein PDF im E-Mail-Anhang, sondern ein strukturierter Datensatz, meist im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland solche Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, ab 2028 gilt das für alle.
Für die Ablage heißt das: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss der strukturierte Teil, also die XML-Daten, unverändert und maschinell auswertbar gespeichert werden. Ein Ausdruck oder ein umgewandeltes PDF allein reicht nicht.
Viele kleine Betriebe legen E-Rechnungen heute im E-Mail-Postfach oder in einem normalen Netzwerkordner ab. Beides ist weder gegen Löschen geschützt noch gut durchsuchbar. Mit einem Synology-NAS lässt sich das ohne teure Spezialsoftware sauber lösen.
So sieht das Archiv aus
Drei Bausteine für ein sauberes Rechnungsarchiv
Durchsuchbares Dokumentenarchiv
Mit paperless-ngx, einem Open-Source-Dokumentenmanagement, werden Belege erfasst, verschlagwortet und per Volltext durchsucht. Das Original bleibt unverändert erhalten.
Backup außer Haus
Das Archiv wird automatisch auf ein zweites Ziel gesichert, zum Beispiel in ein deutsches Rechenzentrum. So übersteht es auch einen Ausfall oder Brand im Büro.
So gehen wir vor
Vom Postfach zum Rechnungsarchiv
Erstgespräch (30 Min., kostenlos)
Wie kommen Ihre Rechnungen heute an, wo liegen sie, wer braucht Zugriff? Welche Buchhaltungssoftware nutzen Sie, und was macht Ihr Steuerbüro?
Konzept mit Ihrem Steuerbüro
Ablagestruktur, Fristen und Ablauf legen wir so fest, dass sie zu Ihrer Buchhaltung passen. Ihr Steuerbüro bleibt für die steuerliche Bewertung zuständig.
Einrichtung
Schreibgeschützter Archivordner, paperless-ngx, automatischer Abruf aus dem Rechnungspostfach und Backup außer Haus. Rund 1 bis 1,5 Tage.
Einweisung & Dokumentation
Ihr Team lernt die Ablage kennen. Sie erhalten eine technische Beschreibung, die in Ihre Verfahrensdokumentation einfließen kann.
Entscheidungs-Hilfe
Cloud oder NAS? — 10 Fragen für Ihre Entscheidung
Bevor Sie in Hardware oder Abos investieren, beantworten Sie diese 10 Fragen — herstellerunabhängig und ohne Anbieter-Marketing.
Checkliste herunterladenHäufige Fragen
E-Rechnungen archivieren — Häufige Fragen
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss der strukturierte Datensatz (XML) unverändert und maschinell auswertbar gespeichert werden. Wird eine Rechnung in ein anderes Format umgewandelt, sollten Original und Umwandlung verknüpft archiviert werden.
Reicht es, die E-Rechnung als PDF abzulegen?
Nein. Bei einer XRechnung ist die XML-Datei das Original. Bei ZUGFeRD steckt der Datensatz im PDF, dann muss genau diese Datei unverändert aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF ersetzt das Original nicht.
Ist ein Archiv auf dem NAS GoBD-konform?
Ein NAS mit schreibgeschützter Ablage, Zugriffsprotokoll und Backup erfüllt die technischen Anforderungen an Unveränderbarkeit, Verfügbarkeit und Auswertbarkeit. GoBD-Konformität hängt aber auch vom Ablauf in Ihrem Betrieb und Ihrer Verfahrensdokumentation ab. Die steuerliche Bewertung bleibt Sache Ihres Steuerbüros. Wir liefern die technische Grundlage und die Beschreibung dazu.
Was kostet das Rechnungsarchiv?
Auf einem vorhandenen Synology-NAS liegen Konzept, Einrichtung und Einweisung typischerweise bei rund 1.100 bis 1.700 € netto zzgl. MwSt. Wir rechnen zu 70 € pro Stunde bzw. 560 € pro Tag ab. Ist noch kein NAS vorhanden, kommt die Hardware dazu.
Müssen wir auch E-Rechnungen versenden?
Ab 2027 ja, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt, ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Leistungen von Kleinunternehmern. Das Erstellen übernimmt in der Regel Ihre Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware. Wir sorgen dafür, dass ausgehende Rechnungen ebenfalls im Archiv landen.
Erstgespräch anfragen
Wo liegen Ihre E-Rechnungen heute?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, wie ein sauberes Rechnungsarchiv in Ihrem Betrieb aussehen kann.