E-Mail & Webmail
Postfächer, Verteiler, Abwesenheitsnotizen und Filterregeln. Im Browser über die Webmail-Oberfläche SOGo oder in Outlook, Thunderbird und Apple Mail.
Exchange-Alternative
Exchange-Alternative: eigener Mailserver mit mailcow
Exchange 2016 und 2019 bekommen seit Oktober 2025 keine Sicherheitsupdates mehr. Wir ersetzen Ihren Exchange durch einen eigenen Mailserver auf Basis von mailcow: mit Webmail, Kalender, Kontakten und Smartphone-Abgleich, betrieben in Deutschland.
Warum jetzt
Ihr Exchange-Server läuft ohne Sicherheitsupdates
Am 14. Oktober 2025 endete der Support für Exchange Server 2016 und 2019. Das kostenpflichtige Programm für Sicherheitsupdates (ESU) lief am 14. April 2026 aus. Wer heute noch einen dieser Server betreibt, betreibt einen der meistangegriffenen Dienste im Internet ohne Schutz gegen neue Sicherheitslücken.
Microsoft bietet zwei Auswege: Exchange Online in der Microsoft-Cloud oder die Exchange Server Subscription Edition, also Exchange im eigenen Haus, aber im Abo. Beides bindet Sie weiter an Microsoft.
Der dritte Weg ist ein eigener Mailserver auf Basis von mailcow. mailcow ist ein deutsches Open-Source-Projekt, das alle Bausteine eines modernen Mailservers bündelt. Es läuft auf Ihrer eigenen Hardware oder bei einem deutschen Hoster, ohne Lizenzkosten pro Postfach.
Was mailcow mitbringt
Alles, was Ihr Team von Exchange gewohnt ist
Kalender & Kontakte
Gemeinsame Kalender und Adressbücher, Termineinladungen und Ressourcen. Abgleich mit iPhone und Android über ActiveSync, CalDAV und CardDAV.
Spam- und Virenschutz
Rspamd filtert Spam und lernt aus Ihren Markierungen, ClamAV prüft Anhänge auf Schadsoftware. DKIM, SPF und DMARC richten wir für Ihre Domain ein.
So gehen wir vor
Vom Exchange zum eigenen Mailserver
Erstgespräch (30 Min., kostenlos)
Wie viele Postfächer, welche Exchange-Version, welche Programme greifen auf Outlook zu? Danach wissen Sie, ob mailcow passt.
Einrichtung von mailcow
Server aufsetzen, Domain, Spamschutz, DKIM, SPF und DMARC konfigurieren, Postfächer und Verteiler anlegen. Rund 1 bis 1,5 Tage.
Migration der Postfächer
E-Mails, Ordner, Kalender und Kontakte werden übertragen, während Exchange weiterläuft. Die Umstellung des Mailempfangs legen wir auf einen Abend.
Einrichtung der Geräte & Betreuung
Outlook, Smartphones und Tablets werden umgestellt. Updates und Überwachung des Mailservers übernehmen wir auf Wunsch dauerhaft.
Entscheidungs-Hilfe
Cloud oder NAS? — 10 Fragen für Ihre Entscheidung
Bevor Sie in Hardware oder Abos investieren, beantworten Sie diese 10 Fragen — herstellerunabhängig und ohne Anbieter-Marketing.
Checkliste herunterladenExchange Online, Exchange SE oder mailcow?
Drei Wege nach dem Ende von Exchange 2016 und 2019.
| Exchange Online | Exchange Server SE | mailcowEmpfohlen | |
|---|---|---|---|
| Betrieb | Microsoft-Cloud | Eigener Server | Eigener Server oder deutscher Hoster |
| Lizenzkosten | Abo pro Postfach | Abo (Server + Zugriffslizenzen) | Keine |
| Geschützt vor US-Zugriff (CLOUD Act) | Nein | Ja | Ja |
| Kalender & Kontakte | Ja | Ja | Ja |
| Smartphone-Abgleich | Ja | Ja | Ja (ActiveSync) |
| Nahtlos mit Outlook am PC | Ja | Ja | Teilweise |
| Lernender Spamfilter enthalten | Ja | Grundschutz, mehr nur mit Zusatzprodukt | Ja (Rspamd) |
Exchange Online
- Betrieb
- Microsoft-Cloud
- Lizenzkosten
- Abo pro Postfach
- Geschützt vor US-Zugriff (CLOUD Act)
- Nein
- Kalender & Kontakte
- Ja
- Smartphone-Abgleich
- Ja
- Nahtlos mit Outlook am PC
- Ja
- Lernender Spamfilter enthalten
- Ja
Exchange Server SE
- Betrieb
- Eigener Server
- Lizenzkosten
- Abo (Server + Zugriffslizenzen)
- Geschützt vor US-Zugriff (CLOUD Act)
- Ja
- Kalender & Kontakte
- Ja
- Smartphone-Abgleich
- Ja
- Nahtlos mit Outlook am PC
- Ja
- Lernender Spamfilter enthalten
- Grundschutz, mehr nur mit Zusatzprodukt
mailcowEmpfohlen
- Betrieb
- Eigener Server oder deutscher Hoster
- Lizenzkosten
- Keine
- Geschützt vor US-Zugriff (CLOUD Act)
- Ja
- Kalender & Kontakte
- Ja
- Smartphone-Abgleich
- Ja (ActiveSync)
- Nahtlos mit Outlook am PC
- Teilweise
- Lernender Spamfilter enthalten
- Ja (Rspamd)
Häufige Fragen
Exchange-Alternative — Häufige Fragen
Was ist mailcow?
mailcow ist eine Open-Source-Mailserver-Lösung aus Deutschland. Sie bündelt alle Bausteine eines Mailservers: Versand und Empfang, Postfächer, Webmail mit Kalender und Kontakten (SOGo), Spamfilter (Rspamd) und Virenscanner (ClamAV). mailcow steht unter einer freien Lizenz, es fallen keine Kosten pro Postfach an.
Funktioniert Outlook mit mailcow?
Ja, für E-Mail über IMAP. Kalender und Kontakte lassen sich in Outlook am PC nicht ganz so nahtlos nutzen wie mit Exchange. Auf dem Smartphone, auch in Outlook Mobile, funktioniert der Abgleich über ActiveSync. Wer am PC volle Kalenderfunktionen braucht, nutzt die Webmail-Oberfläche oder Thunderbird. Welche Lösung zu Ihrem Team passt, klären wir vorher.
Wo läuft der Mailserver?
Entweder auf eigener Hardware in Ihrem Büro oder auf einem Server bei einem deutschen Rechenzentrumsbetreiber. Für die meisten kleinen Betriebe empfehlen wir den Hoster, weil ein Mailserver eine stabile Internetanbindung und eine feste IP-Adresse braucht.
Was kostet der Umstieg von Exchange auf mailcow?
Die Einrichtung von mailcow kostet 560 bis 840 € netto zzgl. MwSt., die Migration 35 bis 70 € netto je Postfach. Für einen Betrieb mit 10 Postfächern liegen Sie inklusive Bestandsaufnahme und Einweisung bei rund 1.500 bis 2.400 € netto zzgl. MwSt., zuzüglich Server oder Hosting.
Gehen beim Umstieg E-Mails verloren?
Nein. Alle E-Mails inklusive Ordnerstruktur werden übertragen, während Exchange weiterläuft. Erst wenn alles geprüft ist, wird der Mailempfang auf mailcow umgestellt.
Muss ich mich selbst um Updates kümmern?
Nein, wenn Sie das nicht möchten. Wir übernehmen Updates, Überwachung und Backup-Kontrolle im Rahmen der laufenden Betreuung für 1 bis 3 Stunden im Monat, also 70 bis 210 € netto zzgl. MwSt.
Erstgespräch anfragen
Ihr Exchange läuft noch? Lassen Sie uns reden.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, wie der Umstieg auf mailcow bei Ihnen aussehen würde.